Оформление и работа офиса

Наружная реклама офиса включает в себя вывеску фирмы (для клиентов фирма начинается с вывески), необходимую для ее поиска, а также оформление витрин, плакаты на стенах офиса, материалы на столах и т. д.

Минимальные требования к помещению под офис:

• достаточное для работы количество света (при необходимости — дополнительные светильники);
• чистые стены и потолок (во временных помещениях обязательно надо сделать хотя бы косметический ремонт); +  в помещении должно быть достаточно воздуха (отсутствие кислорода угнетает);
• помещение должно быть оборудовано необходимыми сантехническими удобствами;
• в помещении должен быть устроен уголок для «чаепитий».

Офисная мебель — необходимое условие успешной работы, а также и определенное средство воздействия на посетителей.

Правила подбора мебели:

• подобранная по цвету и стилю недорогая мебель производит лучшее впечатление, чем разрозненная дорогая. 80% посетителей посещают не только кабинет директора, но и другие отделы фирмы, поэтому контраст в интерьере плохо воздействует на посетителей;
• мебель должна быть не «представительской», а удобной для работы и функционально оправданной;
• мебель должна выглядеть опрятно, по-деловому, лучшая мебель должна быть в комнатах для приема посетителей.

Офисное оборудование — телефон, факс, пишущие машинки и компьютер, которые должны быть чуть лучше, «дороже» общего фона, т. е. помещения и мебели. Это то, что составляет основное удобство в работе, делает труд привлекательным, позволяет сэкономить время и деньги. Первоклассное оборудование производит хорошее впечатление на посетителей и является неплохим вложением капитала. Поднимают престиж фирмы и специальные приспособления, создающие удобства в работе: вращающиеся картотеки, специальные скоросшиватели, брошюрато-ры, специальные калькуляторы, если они действительно нужны и используются в работе и способствуют быстрому обслуживанию клиентов.

«Деловой стиль» оптимален при оформлении всех деловых бумаг фирмы, товарного знака, рекламы. Он сложился под влиянием технологий работы с документами, документопотоками, технологий работы персонала с клиентами и бумагами. Надо не только иметь красиво оформленные бланки, но и вовремя находить все документы. Каждый специалист должен знать не только то, что делать, но и как делать, какую бумагу как оформить, у кого подписать, как и где хранить необходимое количество экземпляров. Необходимо следить за согласованностью действий различных служб, отделов, сотрудников. Для удобства в работе все чаще используются «наборы делового человека». Сотрудники фирмы должны располагать всеми необходимыми для работы принадлежностями.

Одежда персонала. От внешнего вида сотрудников зависит мнение, которое складывается о фирме посетителей и партнеров. Персонал должен выглядеть привлекательно и аккуратно, особенно в отделах, работающих с клиентами и партнерами, в этом случае одежда сотрудника перестает быть его личным делом и становится частью общего имиджа фирмы. Для того чтобы сотрудники отличались от посетителей, возможно введение фирменной одежды или каких-либо ее элементов (галстук с торговым знаком, фирменный цвет рубашек и т. д.). Не надо забывать о возрастном составе посетителей: если посетители преимущественно пожилые люди, то необходимо сохранить консерватизм, для молодежи стиль одежды может быть более демократичным, но почти всегда хорош строгий деловой костюм.

Организация приема посетителей. Часто о посетителях думают как о чем-то само собой разумеющемся — приходящем и уходящем, не учитывая, что посетитель — человек и ничто человеческое ему не чуждо. Помня об этом, процесс приема посетителей следует организовывать следующим образом:

• Посетитель должен легко найти тот отдел или сотрудника, который ему нужен (с помощью распорядителя, указателя кабинетов, вывесок).
• Посетитель должен чувствовать себя комфортно, поэтому необходимы мягкие удобные кресла для ожидающих; на столах и стеллажах можно разместить газеты, журналы, рекламные материалы о фирме: буклеты, проспекты, прайс-листы, альбомы с вырезками публикаций о фирме.
• Можно предусмотреть угощение посетителей чаем или кофе, пока готовятся документы.

Персонал, ответственный за прием посетителей, следует подбирать очень тщательно из людей прежде всего доброжелательных, приветливых. Каждый посетитель должен чувствовать, что ему рады.

Если в структуре рекламной кампании предусмотрена устная реклама, адресованная конкретной аудитории, то в данном случае необходимо придерживаться определенных правил.

1. Исходите в своем сообщении из интересов аудитории, к которой вы обращаетесь.
2. Дайте аудитории почувствовать себя вовлеченной в процесс коммуникации, и она заинтересуется вашим сообщением.
3. Приблизьте тему сообщения к той атмосфере, которой живет аудитория, и ее каналы восприятия будут адаптированы.
4. Обращайтесь к аудитории, не поучая людей, это заставит слушать даже самых невнимательных и агрессивных.
5. Ваше сообщение должно найти отклик не только у непосредственного адресата, но и в его среде или в среде его коллег.
6. Попробуйте изложить одну идею (сообщение) в разной форме.
7. Пусть аудитория убедится, что вы не пересказываете чью-то точку зрения, а излагаете свою.
8. Будьте честными и дайте людям понять, что вы заслуживаете доверия. Формируя имидж компании, не следует забывать о том, что 90% откликов на

любую рекламу получают по телефону. Поэтому важно не только знать методы телефонной рекламы, но и уметь говорить по телефону.

Когда сотрудник фирмы снимает трубку телефона, он должен:

• помнить, что голос фирмы — воплощение вежливости, компетентности, действенности и дружелюбия;
• использовать в разговоре литературный язык, а не жаргон;
• говорить проще, избегая канцелярского стиля («не удостовериться», а «узнать», не «в данный момент», а «сейчас» и т. п.), произносить слова отчетливо и достаточно громко;
• не читать «по бумажке» — чем более непосредственным собеседником вы будете, тем больше выиграете.

Телефон помогает не только проводить рекламу фирмы, но и осуществлять контроль за эффективностью рекламной кампании в целом. Обязательно следует в вежливой форме уточнить, из какого рекламного обращения звонящий узнал о фирме, и зафиксировать ответ — тогда можно точнее провести анализ рекламы.

Паблик рилейшнз в туризме

Мероприятия ПР в туристском бизнесе имеют ряд существенных особенностей по сравнению с другими сферами бизнеса. Рассмотрим сектор внешних и внутренних коммуникаций в туризме, их место, возможности и эффективность.